Как выбрать систему электронного документооборота для вашего бизнеса

Ведение делопроизводства компании с помощью бумажной документации постепенно уходит в прошлое. Вместо обычных документов все чаще пользуются электронными. Чтобы упростить их создание, пересылку, обработку и хранение, компаниями и предприятиями внедряются специальные системы электронного документооборота.

Электронный документооборот (ЭДО) – это специальный инструмент, позволяющий работать с документами только в электронном виде. С его помощью можно выполнять следующие функции:

• формировать документы;
• редактировать их;
• регистрировать;
• согласовывать;
• пересылать;
• формировать архивы.

Юридическую силу таким документам придает электронная подпись. Согласно ФЗ №63, электронный документ с такой подписью имеет такую же юридическую силу, что и его бумажный вариант с рукописной подписью.

Виды электронного документооборота

ЭДО можно разделить на три категории: внутренний, внешний, с государственными органами.

• Внутренний ЭДО – используется для упрощения обмена документацией внутри организации. Он ускоряет процесс обмена и согласования информации, необходимой для надлежащего функционирования всех структурных подразделений.
• Внешний – этот электронный документооборот предусматривает быстрый обмен документацией между компаниями и их контрагентами. Обычно документы формируются по установленным шаблонам и отправляются по отлаженной схеме обмена электронной документации.
• С госорганами – ЭДО происходит между организацией и различными государственными структурами. В этом случае обмен документами происходит через специальные сервисы, которые помогают сформировать документы строго по установленным формам.

Схема работы ЭДО

В схеме электронного документооборота принимают участие три стороны: отправитель, оператор ЭДО, получатель. Отправитель формирует документ и подписывает его своей электронной подписью. Далее он пересылает документ через электронную систему документооборота, работу которой обеспечивает и контролирует оператор ЭДО. После получения документа получатель может его утвердить или отправить на доработку, корректировку, указав свои замечания/пожелания.

Преимущества

• Сокращается время на формирование и обмен документацией;
• повышается уровень конфиденциальности пересылаемых документов;
• ускоряются бизнес-процессы, оптимизируется производственный процесс;
• уменьшается количество ошибок в документах;
• упрощается поиск нужного документа;
• нет необходимости выделять помещения для хранения большого количества бумажной документации.

Список банков для ЭДО

СБЕРБАНК

• Моментальный обмен документацией;
• интеграция с 1С;
• нет привязки к конкретному устройству клиента;
• разные варианты тарифных планов.

ВТБ

• Быстрый обмен любыми документами;
• юридическая значимость документации;
• гарантия целостности и конфиденциальности документов;
• круглосуточная техническая поддержка.

ПРОМСВЯЗЬБАНК

• Электронный документооборот доступен через мобильный банк при открытии счета;
• автоматические шаблоны и защита от ошибок;
• отслеживание всех документов в рамках сделки;
• дистанционное обслуживание;
• все реквизиты и данные контрагентов в одном сервисе;
• создание закрывающих документов с нуля.

АЛЬФА-БАНК

• Различные тарифные планы на выбор организаций;
• автоматические шаблоны для быстрого формирования документов;
• защита документов от потери и несанкционированного доступа;
• упрощение взаимодействия с госорганами.

ТИНЬКОФФ

• Формирование любых документов в один клик;
• оперативное подключение к системе ЭДО;
• гибкая настройка маршрутов согласования документов;
• интуитивно понятный многофункциональный интерфейс.